2 .- DOCUMENTACIÓN COMERCIAL

Los documentos mercantiles son títulos, efectos, recibos, facturas, notas de débito y crédito, planillas de sueldos, vales de mercaderías, etc. Los cuales sirven para legitimar el ejercicio de las transacciones y documentar las operaciones mercantiles en los comprobantes de contabilidad.

Estos documentos mercantiles se concentran en el Departamento de Contabilidad, donde el profesional contador obtiene los datos necesarios para procesar las cuentas y efectuar los asientos contables en los comprobantes de contabilidad.

Cuanto más grande sea la empresa mucho mayor será la necesidad de usar estos documentos.

CLASES DE DOCUMENTOS MERCANTILES

Dentro la idea de documentación mercantil, toda constancia escrita de una transacción comercial se puede utilizar para:

• Certificar los registros contables realizados en libros de contabilidad.
• Probar un hecho desde el punto de vista legal.

Partiendo desde el segundo uso, podemos observar que los libros de contabilidad son tan sólo un medio de prueba y en ciertos casos puede convertirse en elemento fundamental para decidir un fallo.

Por tal importancia estos documentos son clasificados en:

A.-Documentos Negociables. Son todos aquellos documentos que se pueden negociar a través de endosos, descuentos en una entidad financiera antes de su vencimiento.

1.-LETRA DE CAMBIO

La letra de cambio es una orden incondicional por escrito hecha por una persona natural o juridica dirigida a otra persona tambien natural o juridica, con el objeto de exigir que ésta efectue el pago de una determinada cantidad de dinero, a una fecha futura fija o determinable.

2.-EL CHEQUE

El cheque es una orden de pago con una determinada suma de dinero, debe ser pagado contra presentación del cheque en cajas de Bancos. 

Este documento mercantil permite al librador o cuentacorrentista retirar en su nombre en forma parcial o total de los fondos depositados en poder del librado o Banco.

CARACTERISTICAS DEL CHEQUE

El cheque tiene las siguientes características:

• El cheque debe tener fondos disponibles. El girador debe tener, fondos depositados y disponibles en el Banco girado o haber recibido de éste autorización para girar cheques en virtud de una apertura de crédito.
• El cheque se puede girar por dos modalidades:
• Al portador.
• Nominativa. Es decir a la orden de una persona natural o jurídica.

3.-EL PAGARE

El pagaré es una promesa escrita e incondicional de pagar una suma fija o determinable de dinero en un tiempo determinado. Este documento tiene que estar firmado por las personas que acuerdan efectuar el pago.

Este es un documento privado de crédito, que en su caso puede ser elevado a instrumento público mediante el reconocimiento de firmas y rúbricas antes o después de la transacción.

El pagaré se diferencia de la letra de cambio por:

• Incluir la estipulación de intereses ordinarios y penales.
• No pueden ser girado a la vista sino:
  • A días o meses fecha.
  • A fecha fija.

B.-Documentos no Negociables. Son todos aquellos documentos que sirven de base para los registros en los libros de contabilidad y a la vez pueden formar pruebas desde el punto de vista legal.

1.-LA FACTURA

La factura, es un documento mercantil de constancia escrita, que otorga un vendedor al comprador por la venta de bienes y servicios, con detalle de los bienes y servicios vendidos, precios y condiciones.La factura representa para el adquiriente la prueba de propiedad de lo bienes o servicios comprados, desde el punto de vista contable esto permite:

• Registrar en los libros el motivo del ingreso de efectivo o la constancia de una cuenta por cobrar para el vendedor.
• Establecer la causa de un desembolso de efectivo o cheque que respalda el nacimiento de una obligación, para el comprador.
• Se utiliza para fines estadísticos y para el control del movimiento de las mercaderías y cuentas por cobrar.

2.-Guía de remisión – Remitente

Es un documento que se emplea en el comercio para enviar las mercaderías solicitadas por el cliente. Y sirve para que el comerciante tenga testimonio de los bienes que ha entregado en las condiciones solicitadas y aprobado por el departamento de ventas.

Este documento se extiende por duplicado o triplicado según la necesidad de la empresa por lo general es practico que sea un talonario con 3 copias, una queda en el talonario para la empresa que vende, la otra es entregada al cliente junto con las mercaderías y la tercera es devuelta con la firma de conformidad del cliente en el que certifica haber recibido conforme dichos bienes.

Una guía de remisión contiene la información que se muestra en el Gráfico Nº 1, existirán variaciones a este modelo dependiendo de circunstancias particulares que se presentan de manera constante para cierto tipo de contribuyentes.

3.-Guía de Remisión – Transportista

Los obligados a emitir este tipo de guía son los señalados en el acápite 4.2 del presente trabajo. En el Gráfico Nº 6 encontramos un modelo estándar de Guía de remisión – Transportista. Muy importante de destacar es la disposición que señala que cuando el remitente es un obligado a elaborar la guía de remisión remitente solo se deberá consignar la serie y número de este documento o la serie y número del comprobante de pago que de acuerdo a lo que dispone el Reglamento permite sustentar el traslado de los bienes, en aquellos casos, que se brinde el servicio a sujetos no obligados a emitir guías de remisión remitente, el transportista se encuentra obligado a detallar el bien que se está transportando (descripción, unidad de medida, cantidad).

Por ello, en nuestro ejemplo, la zona destinada a la descripción del bien se encuentra en blanco, ya que esos datos se encuentran consignados en la guía de remisión remitente, por ello, a efectos de duplicar información, en la guía del transportista bastaba con hacer referencia a la guía de remisión remitente.